L'annuaire répertorie toutes les structures assujetties à la TVA établies en France possédant un SIREN. La plateforme PA que l’assujetti a choisi pour recevoir ses factures y est indiquée. L’inscription dans l’annuaire est faite par la PA suite à la signature d'un formulaire opt-in par l'entreprise ou une personne ayant un mandat de délégation. L'annuaire est administré par l'AIFE et seuls le PPF et les PA peuvent mettre à jour cet annuaire.

Il est structuré en 3 catégories de données :

1. Identification de l’entreprise pour l’adressage de factures (SIREN, SIRET, code routage, suffixe)

2. Identification de la plateforme choisie par l’entreprise destinataire

3. Les dates de début et de fin d’abonnement à la PA

L'archivage est le processus de collecte, de classement, de conservation et de gestion de documents d’une organisation. Cela peut inclure la numérisation de documents papier, le stockage sur des supports numériques sécurisés, la mise en place de systèmes de gestion de documents pour garantir la pérennité et la recherche facile des informations archivées, et la traçabilité des documents.

Un assujetti est une personne physique ou morale qui exerce de manière indépendante une activité à but lucratif et de manière récurrente telle qu’une activité professionnelle. Les micro-entrepreneurs, les professions médicales et libérables sont également considérées comme assujettis et sont concernés par la facturation électronique, Certaines opérations peuvent être exonérées de TVA et ce, par disposition de la loi. Cf. Fiche pratique "les assujettis ».

À compter du 1er janvier 2023, un nouveau régime fiscal permet à des personnes assujetties qui sont établies sur le territoire français et qui sont liées entre elles sur les plans financier, économique et organisationnel de constituer un assujetti unique (AU) à la TVA. L'assujetti unique visé à l'article 256-C du CGI est soumis au calendrier des grandes entreprises pour l'entrée en vigueur de la facturation électronique, c'est-à-dire dès le 1er , quelle que soit sa taille.

Le B2B ou BtoB (Entreprise à Entreprise) se réfère à une transaction commerciale entre deux entreprises. Cela peut inclure la vente de produits ou de services d'une entreprise à une autre. On appelle BtoB domestique, une transaction commerciale entre deux entreprises établies en France.

Le B2C ou BtoC (Entreprise à consommateur) se réfère à une transaction commerciale dans laquelle une entreprise vend des produits ou des services directement à des consommateurs finaux (particuliers).

Le B2G ou BtoG (Entreprise à Gouvernement) se réfère à une transaction commerciale qui a lieu entre une entreprise et une organisation gouvernementale.

Le BtoBtoC est un modèle commercial qui implique une entreprise qui vend des produits ou des services à une autre entreprise, qui à son tour les vend au consommateur final.

Les cas d'usages étaient 36 situations particulières décrites dans les spécifications de la DGFIP sur la facture électronique. Suite à l’abandon de la fonctionnalité plateforme du PPF, c’est la commission AFNOR qui est en charge de normaliser les process entre PA lors de ces situations.

Chorus Pro est la solution mutualisée de facturation qui a été mise en place pour tous les fournisseurs (privés ou publics) de la sphère publique (État, collectivités territoriales...) afin de répondre aux obligations légales en matière de facturation électronique. Un fournisseur pourra transmettre ses factures directement sur Chorus Pro ou sur sa PA.

La conservation numérique est le processus de préservation à long terme de documents, de données et d'autres objets numériques. Elle implique la mise en place de techniques pour garantir la durabilité, la lisibilité et l'intégrité des données conservées.

Le cycle de vie d'une facture est décrit par des statuts. Dans le cadre de la facturation électronique, 4 statuts doivent être obligatoirement complétés dans le cycle de vie et transmis à l’administration :

• Déposée t : facture acceptée par la plateforme de l’émetteur

• Rejetée : facture non acceptée par la plateforme de l’émetteur ou du destinataire (formats définis ou contrôles non conformes)

• Refusée : facture refusée par le destinataire (erreur de destinataire, sur la facture,…)

• Encaissée : qui comprend les données de paiement (date et montant)

Il y a 10 autres statuts "recommandés" ou "libres" qui ne seront pas envoyées à l'administration fiscale.

La dématérialisation désigne le processus consistant à remplacer les supports matériels par des formats numériques pour stocker et partager des données. Il existe deux types de dématérialisation :

• Dématérialisation duplicative : production d’une copie numérique d’un support matériel (scanner un document)

• Dématérialisation native : support créé et généré directement sous un format numérique par un logiciel informatique.

Les données de paiement sont à transmettre dans le cadre de prestations de service n'ayant pas opté pour la TVA sur les débits et qui ne sont pas en autoliquidation. La notion de données de paiement recouvre les données d'encaissement, puisqu’elles sont transmises par celui qui perçoit le règlement. La facture seule ne se suffira pas à elle-même pour générer la déclaration de TVA et va nécessiter l'ajout de "données de paiement".

Si une entreprise assujettie à la TVA établie en France effectue des transactions avec des clients non assujettis ou exonérés de TVA, elle devra transmettre les données de ces transactions à l'administration fiscale.

Lorsqu’il s’agit d’une transaction BtoB internationale, les données à transmettre à l’administration fiscale seront identiques à celles transmises dans le cadre du e-invoicing à l’exclusion du numéro unique d’identification (SIREN) de l’assujetti non établi en France. Pour les transactions BtoC, il y a 10 types de données à transmettre à l'administration fiscale.

L’EDI est un processus sécurisé de transmission de données numériques entre différents systèmes informatiques pour faciliter les échanges et les transactions commerciales. Les EDI permettent de remplacer les échanges de documents papier tels que les factures, les bons de commande et les confirmations de livraison, par des transmissions électroniques en temps réel, améliorant ainsi la rapidité et l'efficacité des processus commerciaux. l'EDI est utilisé par les grandes entreprises dans certains secteurs d'activité ( industrie, grande distribution,...).

Dans le champ de l’article 26 de la loi de finances rectificative pour 2022 n°2022-1157 du 16 août 2022, une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée, ce qui la différencie des factures « papier » ou du PDF ordinaire. Elle sera adressée au client par l’intermédiaire d’une Plateforme Agréée (PA).

Le e-reporting est la transmission à l’administration fiscale des données de transaction qui ne relèvent pas du e-invoicing. L’e-reporting englobe la transmission des données de transactions BtoB international, BtoC et les données depaiement relatives aux opérations relevant de la catégorie des prestations de services hors option sur les débits. Les opérations soumises à l’obligation du e-reporting sont listées dans l’article 290 et 290 A du CGI.

Factur-X est l'un des trois formats de facture obligatoire du e-invoicing ou formats du socle. Il est dit hybride ou mixte car il contient des données de facturation structurées représentant les informations de base sur la transaction et selon un format PDF lisible et compréhensible par tous. S'y ajoutent des données obligatoires, stockées dans un fichier joint XML qui seront traitées et analysées par des systèmes informatiques. C'est le format à privilégier pour les TPE/PME.

Une facture libre désigne une facture non soumise à une obligation de format ou d'envoi spécifique lié à la réforme sur la facturation électronique.

L'identification d'une structure repose a minima sur son SIREN. Si l'entité le souhaite, un référencement plus fin reposant sur le SIRET est également possible. En complément, un code routage et un suffixe peuvent être renseignés afin d'identifier, au sein de l'entité concernée, le(s) service(s) chargé(s) de prendre en charge les factures reçues.

L'immatriculation désigne le processus par lequel une PA est enregistrée auprès d'une autorité compétente pour garantir la conformité aux réglementations en matière de protection de la vie privée et de sécurité des données. Ainsi, les éditeurs qui souhaitent devenir des PA doivent faire une demande d'immatriculation. Une liste des PA immatriculées « sous réserve » est publiée régulièrement et les premières immatriculations définitives seront publiées fin 2025..

L’immatriculation est valable pour une durée de 3 ans.

L'interopérabilité désigne la capacité de différents systèmes, produits ou services informatiques à travailler ensemble et à partager des données issues de programmes différents de manière efficace et transparente, sans nécessité de modification. Cela permet une plus grande flexibilité et une meilleure utilisation des ressources pour obtenir une meilleure efficacité et productivité. L'interopérabilité passe souvent par l'utilisation d’API. Les PA étant point d’accès PEPPOL sont nativement interopérables entre elles.

Les opérateurs offrant des services de dématérialisation mais qui ne sont pas immatriculés par l’administration comme PA. Ces opérateurs ne peuvent pas transmettre directement les factures électroniques à leurs destinataires mais doivent être raccordés à une Plateforme Agréée (PA). L'OD peut accéder à l'annuaire pour consulter l'adresse d'un destinataire mais ne peut pas connaître la PA de celui-ci ni modifier l'annuaire comme le fait une PA.

La Piste d'audit fiable consiste à mettre en place des contrôles internes « documentés » et « permanents » spécifiques à la gestion des factures. Elle permet d'apporter la preuve de la validité des factures et de convaincre le vérificateur fiscal du sérieux des processus dédiés à la facturation.

Selon l'article 289-VII du CGI, il y a obligation de PAF dans le cas de facture papier et de facture électronique simple.

La PAF n'est pas obligatoire dans le cas de factures EDI ( art. 289-VII-3) ou de factures signées ou scellées ( art. 289 -VII-2 et 4).

Tout manquement de transmission de facturation électronique ou de transmission de données fera l’objet de pénalité financière.

Pour les assujettis, une amende forfaitaire de 50 € par facture non transmise (e-invoicing), plafonnée à 15 000 € par année civile, est prévue (art.1737-III du CGI) et une amende forfaitaire de 500€ par transmission non faite (e-reporting), plafonnée à 15 000 € par année civile (art.1788 D I du CGI). La première infraction commise ne sera pas sanctionnée.

Les PA seront également sanctionnées en cas de manquement : 50 € par facture dans la limite de 45 k€ par an et 750€ par transmission dans la limite de 100 k€ par an.

Une Plateforme Agréée est une plateforme qui a fait l’objet d’une procédure d’immatriculation par l’administration, pourune durée de trois ans renouvelables, dont les conditions sont précisées par voie réglementaire. Seule une plateformepartenaire est habilitée à assurer toutes les fonctionnalités prévues par la réforme en matière de facturation électronique et de e-reporting. Elles répondent à un haut niveau de sécurité en étant certifiées ISO 27001 et SecNumCloud. Elles seules peuvent modifier l’annuaire pour leurs clients. 

Pour être immatriculée de manière définitive,  vérification de la conformité technique aux exigences du cahier des charges : échange de factures entre plateformes agréées, extraction des données... Cette étape interviendra dès la fin d’année 2025.

La liste  présente les plateformes agréées immatriculées sous réserve

Portail public créé par l’AIFE afin de répondre aux obligations légales en matière de facturation électronique. assure 2 rôles :

- Administrer l’annuaire central des assujettis

- Concentrateur des données obligatoires extraites des factures, des données de transaction et de paiement pour les transmettre à l’administration fiscale.

Le scellement électronique est un cachet lié à une personne morale : le cabinet. Un document scellé garantit l’identité de l’émetteur et l’intégrité du document. Le scellement permet de s’exonérer de la PAF.

La signature électronique est une méthode de signature numérique utilisée pour authentifier l'identité d'une personne et pour valider l'intégrité d'un document électronique. Son contenu est réputé approuvé par le signataire. Elle permet deremplacer les signatures manuscrites et peut être utilisée pour des transactions commerciales telles que la signature decontrats, de devis et de factures. La signature électronique permet de s’exonérer de la PAF.

Éditeurs d'Opérateurs de Dématérialisation (OD) qui se positionnent comme SC de manière indépendante. La DGFiP doit publier des précisions sur les conditions à remplir pour pouvoir utiliser cette appellation.

Le cycle de vie d'une facture est décrit par des statuts. Dans le cadre de la facturation électronique, 4 statuts doivent être obligatoirement complétés dans le cycle de vie et transmis à l’administration :

Dépôt : facture acceptée par la plateforme de l’émetteur

Rejet : facture non acceptée par la plateforme de l’émetteur ou du destinataire (formats définis ou contrôles non conformes)

Refus : facture refusée par le destinataire (erreur de destinataire, sur la facture,…)

Encaissée : qui comprend les données de paiement pour les Prestations de services hors option TVA sur les débits hors autoliquidation de la TVA (date et montant)

Il y a 10 autres statuts "recommandés" ou "libres" qui ne seront pas envoyées à l'administration fiscale.